Даешь компьютер!

Тенденция сегодняшнего дня: отказ от «бумажного» ведения бизнеса. В бизнес-среде все большие обороты набирает всеобщая компьютеризация. Однако, чтобы оценить уровень оснащенности компьютерами вашей организации, не достаточно пересчитать номинальное количество компьютеров и прочей оргтехники и сопоставить эти данные с числом работников вашего предприятия.. Использование компьютеров в организации бизнес-процессов – еще не показатель оснащения предприятия современными информационными технологиями. Так из чего же складывается компьютерная оснащенность бизнеса?

По мнению специалистов, основной показатель качества компьютеризации бизнеса – правильная организация работы персонала с компьютерной техникой, использование наиболее подходящих потребностям фирмы программных решений, а самое главное – правильное видение стратегических и тактических преимуществ фирмы, обеспечиваемых использованием современных средств информатизации бизнеса.

По мнению старшего менеджера фирмы «КРОСС» Алексея Чичиланова, на оснащение бизнеса компьютерной техникой сегодня требуются не такие большие деньги, как 5–8 лет назад. Бизнес обычно окупает затраты на компьютерную технику в короткие сроки. Сегодня компьютеры со стандартным набором офисных программ можно приобрести от 15–16 тысяч рублей. «Чтобы оснастить предприятие компьютерами, важно исходить из того, какую деятельность осуществляет предприятие. Если это малое предприятие с небольшим штатом сотрудников, подойдет несложный в эксплуатации компьютер, если профиль фирмы связан с издательской деятельностью, рекламой и прочим, то нужны мощные компьютеры, совсем не те, что стоят на столах офис-менеджеров».

Специалисты по продаже и эксплуатации компьютерной техники считают, что применительно к бизнесу компьютер должен выполнять следующие функции: редактирование текстов и их форматирование, мониторинг обрабатываемой информации, создание баз данных, например счета заказчиков, список конкурентов. В этом случае важно помнить о компьютерной безопасности: вводить систему паролей, блокировок на время отсутствия пользователя.

Как рассказали специалисты компании СКБ-Контур, компьютер для ведения бизнеса важен не только для делопроизводственных задач. Наиболее активно предприниматели используют автоматизированные системы бухгалтерского и складского учета, а так же ведение налоговой отчетности через Интернет.

Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта. Обычно информационный менеджмент необходим для тех организаций, для которых работы системного администратора недостаточно. Одним словом, информационный отдел в рамках предприятия предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач.

Умение правильно использовать возможности информационных технологий в бизнесе является стратегическим преимуществом перед конкурентами. Очень важно выбрать надежную фирму, которая занимается продажей сертифицированной оргтехники, чтобы впоследствии не возникало особых проблем с ее эксплуатацией. Как утверждают специалисты, компьютеры не делают ошибок. Ошибки совершает человек, когда неправильно эксплуатирует систему. Не исключены и ошибки в программах. По словам менеджера по PR и рекламе компании «RSI distributor company» (Москва) Ольги Петько, если в фирме, в которой вы закупали оргтехнику, есть еще и технический отдел эксплуатации – это то, что вам нужно. Доверять починку техники лучше гарантированным специалистам. По опыту предприятий, активно использующих компьютеры в бизнесе, можно сказать, что неполадки в работе по причине неправильной эксплуатации самими сотрудниками возникают очень часто. Поэтому если компьютеров в организации много, стоит позаботиться о системном администраторе внутри своей организации.

Насколько часто необходимо совершать «техническое перевооружение»? Как утверждают специалисты, это нужно делать по мере роста бизнеса – чем активнее развивается фирма, чем больше задач приходится выполнять, тем быстрее необходимо менять офисную технику.

По мнению самих бизнесменов, компьютеризация и интерактивность в бизнесе могут в ряде случаев дать большое преимущество перед конкурентами: например, на деловой встрече бывает важно продемонстрировать партнерам образцы, познакомить с технической и прочей документацией. Везти с собой кипу бумаг – не в правилах делового человека, поэтому всегда выручает портативный компьютер.