Архиву не место в офисе!

19 мая 2008, 09:15 4 786

По закону некоторые виды документов необходимо хранить в течение многих лет. Несмотря на то что в повседневной работе эти бумаги, как правило, не нужны, архивы занимают место в офисах современных компаний. Количество документов растет с каждым днем и, учитывая постоянный рост стоимости аренды, содержать бумажный склад становится дорогим удовольствием. К счастью, появляются фирмы, оказывающие такую важную услугу, как внеофисное хранение документов. В Челябинске решить проблему нерационального использования резервов помогает предприятиям и организациям региона ООО «ТФК-Архив». С 1 мая цены на хранение документов снижены здесь на 70%! К тому же, в случае с большим объемом документации либо предоплатой действует гибкая система скидок.

За рубежом такой вид аутсорсинговых услуг, как хранение документации вне офиса, популярен уже несколько десятилетий. Поскольку мы перенимаем лучшие традиции Запада, начиная с 90-х годов прошлого века данная услуга востребована и в России. Стремясь сосредоточиться на основном бизнесе, все больше крупных российских компаний передает непрофильные направления – в том числе, хранение накопившейся документации – в специализированные фирмы.

На Южном Урале услуги по хранению документов до недавних пор предлагал лишь Государственный архив Челябинской области. С февраля 2008 года высвобождать офисы от бумаг помогает челябинским компаниям ООО «ТФК-Архив». В настоящее время это единственная в нашем городе коммерческая структура, предлагающая данный вид аутсорсинга.

В перечень оказываемых фирмой услуг входят: внеофисное хранение и обслуживание документации, консультирование по вопросам архивной обработки документов и передачи их на внеофисное хранение, непосредственно архивная обработка и, наконец, срочная транспортировка документов, составление описей дел по личному составу и активов на уничтожение документов с истекшими сроками хранения. ООО «ТФК-Архив» предлагает квалифицированный подход к клиенту: в фирме работают специалисты с высшим образованием и опытом работы в Государственном архиве.

«Далеко не во всех компаниях есть сегодня свой архивариус, в основном сотрудникам приходится параллельно с текущей работой заниматься непрофильной деятельностью. Проще и логичнее передать документы на внеофисное хранение в специализированную организацию, – комментирует директор ООО «ТФК-Архив» Мария Фефелова. – Бумаги у нас можно хранить как с обработкой, так и без нее – клиент сам выбирает, какой способ ему больше подходит. За хранение без обработки платить придется меньше, но, в случае если клиенту срочно понадобится какой-нибудь документ, бумаги придется долго искать. Если хранить с обработкой, то стоить это будет дороже, но зато документы искать будет проще: все данные в этом случае будут храниться в компьютере».

В соответствии с федеральными и международными стандартами, хранение в ООО «ТФК-Архив» строжайше упорядочено – документы содержатся в архивных коробах в специально оборудованных хранилищах, и обезличено – коробу, папке или документу присваивается уникальный архивный номер. Система учета и контроля не имеет выхода в Интернет, поэтому бумаги клиента защищены от любого несанкционированного доступа. И опломбирование архивного короба одноразовой пластиковой пломбой в присутствии клиента гарантирует защиту от третьих лиц.

Тем самым, среди преимуществ хранения документации «ТФК-Архив» – безопасность, постоянный контроль движения и местонахождения каждого документа и, благодаря качественной архивной обработке, сокращение потерь рабочего времени на поиск.

Клиенту, которому понадобится какой-то документ, достаточно будет прислать заявку-заказ с указанием уникального архивного номера. Фирма либо отдаст бумаги представителю клиента, либо доставит их в офис заказчика собственной курьерской службой.

На сегодняшний день клиентами ООО «ТФК-Архив» являются организации, имеющие интенсивный документооборот: производственные предприятия, страховые, аудиторские и туристические компании, строительные и юридические фирмы. Уже сегодня есть все основания предполагать, что количество пользователей новым для Челябинска видом услуг будет постоянно расти, ведь преимущества этого аутсорсинга очевидны. Среди основных плюсов внеофисного хранения документов эффективное использование офисных площадей и рабочей силы. Кроме того, благодаря предлагаемому фирмой комплексному решению у сотрудников появляется возможность сконцентрироваться на профильных для компании вопросах.