Тайм-менеджмент, или как избежать цейтнота

Технологии тайм-менеджмента уже несколько лет активно применяются в России. Интенсивное развитие бизнес-процессов привело к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления, поэтому на вооружение тайм-менеджмент сразу взяли бизнесмены. Основная его цель – эффективная организация и управление временем.

Проблема нехватки времени очень остро воспринимается российскими управляющими. Как правило, недостаток рабочего времени компенсируют за счет времени отдыха, продляя рабочий день либо уменьшая количество выходных и праздничных дней, что, по мнению бизнес-тренеров, крайне негативно отражается на планировании времени в целом и, в итоге, на результате работы. Как показывает жизненный опыт российских управляющих, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные не всегда удается. Кроме того, это не лучшим образом сказывается на качестве жизни, отнимая время, предназначенное для общения с семьей, отдыха и спорта. Можно ли найти выход из сложившейся ситуации?

Как утверждает специалист по тайм-менеджменту Елена Шестакова, решить проблему рабочего времени можно легко, если на это есть желание и готовность сменить хаос на дисциплину.

«Время – это единственный ресурс, который ограничен больше всего, – утверждает Елена Шестакова. – Управлять временем сложно, но организовать его возможно».

По мнению специалистов по планированию времени, существует четыре типа дел: срочные и важные; срочные и не очень важные; не срочные, но важные; не срочные и не важные. Обычно люди берутся за самые легкие, откладывая сложные на потом, и тем самым затягивают процесс решения ответственных задач. Как считают специалисты, действовать необходимо наоборот: браться за самое сложное дело, тогда работа будет идти быстрее.

По словам Елены Шестаковой, важно выделить несколько ключевых областей, по каждой из которых нужно выбрать приоритеты по степени важности, ответственности: «я» – все, что связано с развитием личности, здоровьем, самообразованием, «дом» – домашние дела, «семья», «производственная сфера». Разделение жизни на ключевые области, по мнению Елены Шестаковой, позволяет добиваться нескольких целей одновременно.

Управление своим рабочим временем предполагает делать в текущий момент то, что запланировано, причем в строго отведенные сроки. Форс-мажорные ситуации, конечно, вносят свои коррективы в расписание, поэтому важно выделять часть времени на дела незапланированные, оставляя в расписании окна и пробелы на непредвиденные случаи.

Как рассказала Елена Шестакова, проблемы с планированием рабочего времени возникают у большинства людей из-за того, что реальное время гораздо меньше времени виртуального. Например, был проведен эксперимент, когда испытуемым было предложено составить расписание на день с указанием времени для каждого дела. Получилось, что суммарное количество времени каждого из тестируемых в два раза превышало 24 часа. «Это еще раз подтверждает факт, что у большинства отстутсвует чувство времени, – комментирует Елена Шестакова, – поэтому люди никогда ничего не успевают, поскольку им кажется, что в сутках не 24, а 48 часов».

Самой популярной в мире считается датская система тайм-менеджмента. Она заключается в том, что каждый человек при помощи специального бизнес-справочника может распланировать дела на день, на неделю, на месяц и на год. Как рассказала Елена Шестакова, в Челябинске некоторые руководители крупных предприятий и топ-менеджеры используют тайм-менеджер. «Этим хитрым блокнотом пользуюсь и я сама, – делится секретом Елена Шестакова, – поскольку я являюсь коммерческим директором предприятия «Гостиничное хозяйство», помимо этого у меня есть семейный бизнес и тайм-менеджер мне помогает организовать свое рабочее время, а так же отдых без помощи секретаря».

Моделирование или бюджетирование времени, по мнению специалистов, не очень затратная процедура. Эффективно организовать работу и отдых можно, если уделять планированию 15–20 минут в день. Недельное планирование рекомендуется проводить в вечер пятницы, ежемесячное – в конце месяца.

Еще одним способом планирования времени являются тренинги на предприятии совместно с сотрудниками, где рабочее время, а также время отпусков и праздников, планируется сообща. Как правило, грамотные руководители предприятия стараются, чтобы рабочее время было потрачено эффективно, а личные интересы сотрудника не ущемлялись. Крайне важно не забывать о времени отдыха. Делу – время, потехе – час. Решить эту проблему можно, если выработать у себя способность отдыхать.

Система тайм-менеджмента меняется с быстрорастущими потребностями общества и совместно с технологическим процессом. Например, сегодня есть возможность планировать свое время при помощи карманных компьютеров и других электронных помощников. К тому же, есть еще вариант с «секретарем в телефоне», который и обойдется гораздо дешевле.